Penulis: Hms/MR | Editor: Marjeni Rokcalva

PADANG - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang berencana akan mengembangkan pengelolaan arsip secara digital dalam waktu dekat. Hal tersebut guna memudahkan penataan dan pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Padang.

"Pengembangan arsip digital nantinya akan melibatkan Diskominfo Kota Padang. Selain itu juga kita mendapat bantuan dari pemerintah pusat untuk membangun arsip dinamis," kata Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Azwin dilansir dari RRI.co.Id saat kegiatan diseminasi informasi di Media Center Balai Kota Padang beberapa waktu lalu.

Menurut Azwin, keberadaan arsip selama ini sering dipandang sebelah mata, padahal keberadaan arsip sangat penting untuk mendapatkan kembali data-data yang dibutuhkan. Bahkan arsip dapat dijadikan sebagai alat bukti hukum penyelidikan, penyidikan, tuntutan, dan persidangan.

"Arsip yang terkelola dengan baik dapat memperlancar dan mempermudah proses perencanaan hingga pertanggungjawaban pelaksanaan pembangunan, dan penegakan hukum. Namun pengelolaan arsip secara manual, seringkali menyulitkan dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan, akibat terlalu banyaknya tumpukan arsip. Untuk itu diharapkan pada tahun ini, arsip digital dapat diwujudkan," tuturnya.

Azwin mencontohkan negara Belanda masih menyimpan arsip-arsip bahkan yang telah berusia ratusan tahun dalam sistem penyimpanan digital. Ia berharap, hal serupa dapat diterapkan dalam penyimpanan arsip Kota Padang, sehingga memudahkan dalam penataan dan pengelolaan.

Sementara itu, Kepala Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Corry Saidan menyampaikan, arsip sangat penting baik untuk kepentingan sejarah masa lalu, masa kini, dan masa yang akan datang. Terutama di dalam pelayanan perizinan, arsip menjadi sangat penting dan prioritas.

"Penyelenggaraan kearsipan di DPMPTSP Padang selama ini belum sepenuhnya tertata, sehingga penting membangun kesadaran mengelola keberadaan arsip," sebutnya.

Sementara itu, Pelaksana Tugas Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kota Padang menyebutkan, sejak dua tahun belakangan BPKAD Kota Padang sudah mengelola penyimpanan arsip secara digital. Hal tersebut dilakukan karena menyadari arti pentingnya sebuah arsip dalam penyelenggaraan pemerintah. Berkaca dari kasus-kasus hukum yang pernah dijalani Pemko Padang terselamatkan karena lengkapnya arsip yang dibutuhkan pengadilan.

"Kami pun menyimpan arsip fisik di dalam brankas yang anti terbakar, sehingga diharapkan pengelolaan arsip di BPKAD dapat berjalan optimal," ungkapnya.(Hms/MR)